Порядок созыва и сроки подготовки к проведению Общего собрания участников
В предыдущей статье были рассмотрены вопросы о том, что такое Общее собрание участников, в какое время его необходимо созывать, определились с местом сбора участников.
В настоящем документе хотелось бы поговорить о порядке созыва и подготовке к проведению Общего собрания, так как только строгое соблюдение всех норм и требований действующего законодательства позволит участникам Общества не опасаться судебных споров, преследующих цели отмены принятых на Общем собрании решений.
В соответствии с уставом Общества необходимо определить круг лиц, которые имеют право созывать общее собрания и вести их подготовку.
Чаще всего эти вопросы ложатся на плечи исполнительного органа Общества, а именно, его Генерального директора, но ответственным лицом может выступить так же участник Общества, ревизор, аудитор.
Первое действие с которого начинается деятельность по созыву собрания любого из вышеперечисленных лиц это написание документа о созыве собрания, это может быть решение, постановление, значение имеет не столько название, сколько содержание.
В уведомлении о проведении собрания должна в обязательном порядке быть отражена следующая информация:
- Время проведение Общего собрания, при этом необходимо указать конкретную дату проведения и точное время начала регистрации участников, прибывших на собрание и время открытие собрания.
- Место проведение Собрания. Как уже упоминалось в предыдущей статье собрание может быть проведено как по месту нахождения исполнительного органа Общества, так и в ином находящемся в транспортной доступности для всех участников месте.
- Повестка собрания, т.е. перечисление конкретного перечня вопросов, которые будут обсуждаться на собрании. Лицу, ответственному за проведение собрания необходимо особо внимательно подходить к написанию повестки собрания, т.к. внесение в неё изменений связано с дополнительными сложностями и тратой времени.
Далее возникает вопрос как грамотно в соответствии с законом уведомить всех участников о проведении собрания и донести до них все необходимые сведения.
В законе можно найти положение по которому данная информация доводится до участников посредством отправке заказных писем, по адресам, указанным участниками и содержащимся в списке участников Общества. Конечно, лет 10 назад вполне допустимо что это был единственно верный и единственный способ обмена информацией между Обществом и участниками. В настоящее время прогресса, средств коммуникаций стало гораздо больше, а вот почтовое сообщение осталось на том же уровне. Кажется маловероятным предъявление судебного иска почте России за то, что заказное письмо не было доставлено или доставлено с пропуском срока, по причине чего участник не смог явиться на собрание и высказать свое волеизъявление по вопросам повестке дня.
К счастью, в законе «Об Обществах с ограниченной ответственностью», упоминается, что уведомлять участников о собрании мы можем и иными способами, но к несчастью не указанными какими именно, но зато дана зацепка, что некие иные способы уведомления должны быть отражены и прописаны в уставе.
Так на наш взгляд достаточно удобно, использовать следующие возможности, донесения информации до участников Общества:
— размещение данных на Официальном сайте Общества, в разделе новости или Важное;
— уведомление, используя средства факсимильной связи;
— рассылка электронных писем с общеизвестного почтового ящика, на электронные адреса, указанные в личных данных участников;
— обращение к специализированным курьерским службам, которые несут ответственность за доставку корреспонденции и соблюдают сроки доставки;
Нет запрета и произвести оповещение используя комбинацию сразу нескольких возможных способов, таким образом у участника не будет ни единого шанса остаться не уведомленным о намечающемся собрании.
Главное, что необходимо помнить, это то, что любой из предложенных вариантов оповещений должен быть зафиксирован в уставе Общества, лишь только в этом случае мы можем ссылаться на его легитимность.
И так наши участники получили информацию о проведении собрания, изучили повестку дня что же далее.
Первый самый простой вариант, информация принята к сведению, замечаний и дополнений к повестке собрания не имеется, задача участника просто явиться в нужное время в нужный час или прислать своего представителя с доверенностью.
Второе, данные изучены, но имеются возражения или дополнения к предлагаемой повестке собрания. В этом случае, активисту – участнику необходимо направить свои предложения в адрес Общества. А лицо, ответственное за созыв собрания обязано, не позднее, чем за десять дней до момента проведения собрания уведомить всех участников о факте изменения повестки собрания.
Немного о сроках.
- Уведомление о проведении собрания должны быть направлено всем участникам в следующие сроки:
— не позднее чем за 30 дней до момента проведения собрания, в случае если в уставе нет указания на конкретный срок;
— в срок, указанный уставом Общества;
- При наличии у участника Общества дополнений к повестке собрания, данная информация должна быть доведена до сведения организатора в срок не менее, чем за 15 дней до предполагаемого собрания.
- Лицо ответственное за подготовку собрания в срок не менее, чем за 10 обязан известить об изменениях в повестке собрания всех остальных его участников.
Внимание вопрос, представьте можно ли собрать собрание в срок, при наличии дополнений к повестке собрания со стороны участников, при отправке уведомлений и иных документов, почтой России. Практика показывает, что соблюдение этих сроков практически невозможно, это дополнительно подтверждает необходимость грамотного написания сроков проведения собрания в уставе Общества. Способы уведомления участников должны быть прописаны с учетом индивидуальных особенностей его участников и максимально комфортными и удобными как для участников, так и для Общества и его представителей.
В довершение хотелось бы сказать пару слов о дополнительных информационных материалах с которыми должны быть ознакомлены участники до проведения собрания.
Такими документами могут являться годовой отчет, отчет ревизора, аудитора, изменения и дополнения к уставу, либо иные бумаги, содержание которых должно быть доверено до сведения участников, в силу того, что их содержание имеет существенное значение для деятельности Общества и без ознакомления с их содержанием участник не имеет возможности принимать решение на собрании.
Участники могут быть ознакомлены с подобного вида документами различными способами, как то непосредственно по месту нахождения исполнительного органа Общества, так и посредством альтернативных вариантов, аналогичных порядку направления уведомлений о проведении общего собрания. Участники вправе выбрать самостоятельно любой из удобных им способов, описанных в уставе Общества. Срок направления так же соответствует датам, разработанным для уведомления.
В настоящей статье мы рассмотрели порядок созыва и сроки подготовки к Общему собранию участников, поразмышляли о наиболее удобных формах взаимодействия между участниками и лицом, проводящим созыв собрания. Описанный выше порядок характерен как для очередных собраний участников, так и для внеочередных, если уставом общества не предусмотрено иное.
Ну и в заключении приятная новость, если при подготовке собрания вы допустили ошибку в формулировке вопросов повестки собрания или не уложились в установленные законом и уставом сроки, собрание считается правомочным и эти погрешности не будут учитываться, если на Общем собрании участников присутствовали все его участники, чего нельзя сказать, в случае отсутствия хотя бы одного из них.
Будьте внимательны к вопросам, касающимся порядка и сроков созыва Общего собрания, уделяйте дополнительное время на разработку устава вашего Общества и тогда никто не вправе будет усомниться в том, что собрание было проведено в нарушение закона.
С уважением к Вам и Вашей деятельности!
Comments are closed.